Pre-Employment Screening

Das Pre-Employment Screening ist die systematische Überprüfung von Bewerberinnen und Bewerbern, bei der sowohl die eingereichten Bewerbungsunterlagen als auch öffentlich zugängliche Quellen genutzt werden. Ziel ist es, die Qualifikationen der Kandidatinnen und Kandidaten objektiv zu überprüfen.  

Der Prozess umfasst folgende Schritte: 

• Durchführung einer Funktions- und Stellenbewertung,
• Erhebung der datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen,
• Überprüfung der Bewerberin bzw. des Bewerbers.  

Voraussetzungen für ein wirksames Pre-Employment Screening 

Ein Screening sollte nur von qualifiziertem und geschultem Personal durchgeführt werden. Besonders bei sicherheitskritischen Positionen, wie in den Bereichen IT, Einkauf, Forschung & Entwicklung oder Compliance, muss die Tiefe der Überprüfung den spezifischen Anforderungen und der Sensibilität der jeweiligen Position entsprechen.

Datenschutzrechtliche Rahmenbedingungen

Das Pre-Employment Screening umfasst die Verarbeitung personenbezogener Daten. Bereits vorab muss daher sichergestellt werden, dass alle datenschutzrechtlichen Anforderungen, insbesondere die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), eingehalten werden.  

Wichtige Punkte:  

• Einwilligung der Bewerberin oder des Bewerbers zur Datenverarbeitung einholen.
• Zweckbindung der erhobenen Daten klar definieren.
• Verhältnismäßigkeit sicherstellen: Das Screening muss im Einklang mit der Funktion der Stelle stehen. 

Nur ein Pre-Employment Screening, das dem Grundsatz „authentisch, lückenlos und schlüssig“ folgt, schafft eine verlässliche Basis für sichere Personalentscheidungen.  

Die nachfolgende Checkliste liefert eine praxisnahe Orientierung: 

• Sind die Bewerbungsunterlagen vollständig und authentisch?
• Stimmen die Angaben im Lebenslauf mit der tatsächlichen Berufserfahrung überein?
• Gibt es Erklärungen für Lücken im Lebenslauf?
• Wurden die angegebenen Publikationen und Referenzen überprüft bzw. telefonisch bestätigt?
• Wurde eine Online- bzw. Medienrecherche zur Person durchgeführt? 

Besetzung von Schlüsselpositionen

Für Stellen, die besonders sensible Informationen verwalten, sind zusätzliche Prüfungen notwendig. Hier sollten sämtliche Angaben zur Qualifikation und zum beruflichen Hintergrund gründlich geprüft werden, um das Risiko von unbefugtem Zugriff zu minimieren.

Staaten mit besonderen Sicherheitsrisiken

Bewerberinnen und Bewerber, die Verbindungen zu Staaten mit besonderen Sicherheitsrisiken (SmbS) haben, sollten sehr sorgfältig überprüft werden. Diese Staaten und ihre Nachrichtendienste sind oft an Informationen interessiert, die von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mit Zugang zu sensiblen Bereichen erlangt werden können.  

Achten Sie im Rahmen des Screenings insbesondere auf Verbindungen der folgenden Art:  

• Beziehungen zu Staaten mit besonderen Sicherheitsrisiken,  
• Berufliche oder politische Verbindungen zu staatlichen Institutionen, Forschungseinrichtungen oder dem Militär,  
• Familiäre Bindungen, die von Nachrichtendiensten als Druckmittel genutzt werden könnten,
• Finanzielle Verbindungen zu staatlichen Stellen oder Organisationen. 

Nach der Einstellung sollte das Personalmanagement sicherheitsorientiert fortgesetzt werden. Die Probezeit bietet eine Gelegenheit, den Eindruck von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu bestätigen und sicherzustellen, dass alle Qualifikationen sowie sicherheitsrelevante Anforderungen eingehalten werden.  In dieser Phase kann das Personalmanagement die folgenden Punkte umsetzen:  

• Überprüfung der Arbeitsweise und Qualifikation,
• Erfassung von Auffälligkeiten und potenziellen Sicherheitsrisiken,
• Evaluierung der Übereinstimmung mit den angegebenen Informationen. 

Informationsblätter zum Wirtschaftsschutz

Die Informationsblätter zum Wirtschaftsschutz klären anlassunabhängig über Gefährdungen der Wirtschaft, Wissenschaft, Politik und Verwaltung auf. Dabei werden auch grundsätzliche Handlungsempfehlungen zur Erhöhung des Schutzniveaus formuliert.   

Die Blätter eignen sich besonders gut als begleitende Handreichung zu Sensibilisierungs- und Schulungsmaßnahmen.